Règlement du salon
ARTICLE 1. ORGANISATION, OBJET, DATE ET DUREE
1.1. Organisation
Le Salon SETT 2013 qui se tiendra les 6, 7 et 8 novembre 2018 au Parc des Expositions de Montpellier, est organisé par la société Code Events, S.A.R.L. au capital de 30 000 €, dont le siège social est situé 10 rue Alfred Laurant - 92100 Boulogne Billancourt - France - pour le compte de la Fédération de l’Hôtellerie de Plein Air Languedoc Roussillon, propriétaire du SETT.
1.2. Objet
Le présent règlement définit les conditions dans lesquelles la société Code Events, agissant en tant qu’organisateur fait fonctionner ce Salon. Il précise les obligations et les droits respectifs du participant et de l'organisateur. Le participant s'engage formellement à respecter le présent règlement.
1.3. L'organisateur fixe les dates, la durée et le lieu de la manifestation.
1.4. L'organisateur se réserve, à tout moment, le droit de modifier la date d'ouverture ou la durée du salon comme de décider sa prolongation, son ajournement ou sa fermeture anticipée sans que les participants puissent réclamer une quelconque indemnité.
ARTICLE 2. CONTROLE ET ACCEPTATION DES INSCRIPTIONS
2.1. Inscription
Une demande de participation signée par une personne ayant qualité pour engager le candidat exposant doit obligatoirement être établie sur le dossier d’inscription officiel mis, par l'organisateur, à la disposition de ce candidat.
2.2. La réception de cette demande par l'organisateur implique que le candidat exposant a eu connaissance du présent règlement et l'accepte sans réserve.
2.3. Le fait d'adresser sa demande de participation implique également, pour le candidat exposant, l'acceptation de toutes dispositions nouvelles qui pourraient être imposées par les circonstances et que l'organisateur se réserve le droit de signifier, même verbalement, aux exposants et ce, dans l'intérêt de la manifestation.
2.4. Chaque demande de participation devra être accompagnée d'un acompte égal à 30 % du prix global T.T.C. Cet acompte comportera l'intégralité des droits fixes de participation. .
En cas d’annulation avant le 15/07/2018 , les sommes versés seront intégralement remboursée, seul les droits d’inscription seront conservés par Code Events . Pour être valable, la demande d’annulation devra être formulée par lettre recommandée avec accusé de réception. Après le 15/07/2018 , aucune demande d’annulation de participation au Salon pour quel que motif que ce soit, ne pourra être examinée. Dans ce cas, l’intégralité des sommes dues à l’organisateur lui sera acquise.
2.5. Le montant de la participation est fixé pour chaque Salon par l'organisateur. Cependant, ce montant pourra être éventuellement sujet à révision si le coût des matériaux, de la main d'œuvre, des manutentions, des services, etc., ainsi que celui des obligations fiscales et sociales subissait une variation sensible entre la date d'établissement par l'organisateur des conditions d'admission et la date d'ouverture de la manifestation.
2.6. L'organisateur ne reçoit les demandes de participation que sous réserve d'examen. Il statue, à toute époque, sur les refus ou les admissions, sans être obligé de donner les motifs de sa décision.
2.7. Le fait que l'organisateur ait pu démarcher le candidat exposant ne pourra, en aucun cas, être considéré par celui-ci comme un engagement de l'organisateur de lui garantir sa participation au Salon.
2.8. L’inscription du candidat exposant ne deviendra définitive qu'après acceptation de son dossier par l'organisateur.
2.9. Le rejet de l’inscription sera également signifié par un document spécifique. Ce rejet ne pourra donner lieu au paiement d'aucune indemnité au profit du candidat exposant refusé. Celui-ci n'aura droit qu'au remboursement des sommes versées.
ARTICLE 3. OBLIGATIONS ET DROITS DE L'EXPOSANT
3.1. Conformément à l'Article 11.8 du REGLEMENT GENERAL DES FOIRES ET SALONS, approuvé par l'Arrêté du 7 avril 1970, signé par Monsieur le Ministre, Chargé du Commerce, toute adhésion, une fois admise, engage définitivement et irrévocablement son souscripteur qui est désormais redevable du montant total T.T.C. de la facture qui lui sera adressée, sauf dérogation pour annulation autorisée selon l’article 2.4.
3.2.Le montant global de cette facture est dû, après l’acceptation de la demand e de participation par l’organisateur et, ce, au plus tard le 4/10/2018.
Tout retard de paiement, conformément à la Loi 92.1442 du 31 décembre 1992 modifiée, entraînera, à titre de clause pénale, une pénalité égale à un taux d'intérêt équivalent à une fois et demie le taux d'intérêt légal en vigueur à cette échéance, à compter de l’envoi d’une Mise en Demeure.et au paiement d’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement d’un montant de 100 €. Un dossier sans acompte ne constitue pas une validation d’une option sur un emplacement, seul le versement de l’acompte valide l’emplacemen.
Cependant, à défaut de règlement aux échéances indiquées, l'organisateur sera en droit de considérer, sans aucune formalité particulière, que l'adhés ion est résiliée, et pourra disposer de l'emplacement attribué.
3.3. Pour les exposants étrangers, la législation en vigueur sur la T.V.A. sera appliquée.
3.4. Le fait de signer une demande de participation qui a été acceptée entraîne l'obligation, pour l'exposant, d'occuper le stand, ou l'emplacement attribué, dès l'ouverture de la manifestation et de le laisser en l'état, avec tout le personnel nécessaire, jusqu'à la clôture du Salon.
3.5. La souscription résultant de l'envoi de la demande de participation comporte adhésion et soumission aux dispositions du règlement et tout règlement complémentaire, annexe ou extrait, publiés dans quel que document que ce soit édité par l'organisateur. Il en est de même pour le respect des mesures d'ordre et de police qui seraient prescrites par les Autorités Publiques, par le Concessionnaire du Parc des Expositions de Montpellier et par l'organisateur.
3.6. Conditions de cession ou de sous-location
La cession de tout ou partie de stand ou d'emplacement est interdite. Toutefois, avec l'accord de l'organisateur sur le principe et les noms de chaque participant, il pourra être organisé des stands collectifs, chacun de ceux-ci étant réalisé par un exposant coordinateur, seul responsable solidairement vis-à-vis de l'organisateur.
3.7. Dans ce cas, aux frais d’inscription exposant, prévus à la demande de participation, doivent s’ajouter les frais d’inscription pour chacun des sous-exposants (maximum 2)
3.8. Les produits et technologies présentés doivent entrer dans la nomenclature des éléments admis à être exposés qui a été établie par l'organisateur et qui figure sur le dossier d’inscription.
3.9. L'organisateur se réserve formellement le droit de faire enlever d'office tous produits non indiqués ou de procéder à l'expulsion de l'exposant n'ayant pas été agréé, sans préjudice de l'application, à l'égard du contractant, des sanctions prévues par l'Article 8 du règlement du Salon.
3.10. La réclame à haute voix ou à l'aide de microphone ou par l'utilisation de matériel sonore est formellement interdite. Il en est de même pour toute publicité.
ARTICLE 4. OBLIGATIONS ET DROITS DE L'ORGANISATEUR
4.1. L'organisateur est seul habilité à établir le plan des emplacements des stands.
4.2. L'organisateur ne peut être tenu comme responsable des différences légères qui pourraient être constatées entre les côtes indiquées sur le plan et les dimensions réelles de l'emplacement. Il en sera de même pour tous poteaux pouvant être situés sur l'emplacement du stand.
4.3. Il se réserve également le droit de modifier toutes les fois qu'il le jugera utile, l'importance et la disposition des surfaces demandées par l'exposant. Aucune réserve ne sera admise de ce fait de la part des exposants.
4.4. 'organisateur est dégagé de toutes responsabilités concernant les préjudices (y compris les troubles de jouissances et tous préjudices commerciaux) qui pourraient être subis par les exposants pour quelle que cause que ce soit, notamment pour retard dans l'ouverture, manque de visiteurs, arrêt prématuré de la manifestation, fermeture ou destruction de stands, incendie ou sinistres quelconques, catastrophe naturelle ,etc...
ARTICLE 5. OCCUPATION ET USAGE DES EMPLACEMENTS
5.1. Au moment de la prise de possession du stand qui lui aura été attribué, l'exposant sera dans l'obligation de faire constater les dégradations qui pourraient exister dans l'emplacement mis à sa disposition. Cette réclamation devra être faite auprès du Commissariat Général du SETT, le jour même de la prise de possession ; passé ce délai toute réparation à effectuer lui sera facturée.
5.2. Commission d'architecture
Cette commission est chargée, dans le cadre du plan général d'esthétique et de décoration du Salon, décidé et imposé par l'organisateur, d'examiner tout projet de construction ou installation personnelle qui serait envisagé par les exposants.
Attention : les façades des stands donnant sur une allée devront comporter une ouverture de 2,5 m tous les 6 m linéaires.
5.3. Mesures de sécurité
5.3.1. En ce qui concerne l'installation des stands et, notamment pour les matériaux utilisés, les exposants sont tenus de se conformer aux clauses générales de sécurité indiquées dans le Guide de l'Exposant.
5.3.2. L'exposant est averti qu'une Commission de Sécurité vérifiera le respect des dispositions ci-dessus rappelées et que l'autorisation d'ouverture d'un stand peut être refusée par cette Commission ou par l'organisateur, si ce stand n'observe pas les règlements de sécurité en vigueur. L'exposant devra être présent sur son stand lors de la visite de la Commission de Sécurité.
5.3.3. L'organisateur décline toute responsabilité en cas de fermeture d'un stand, ordonnée par la Commission de Sécurité pour inobservation des règlements en vigueur. Du fait de cette décision, I ‘organisateur n'est tenu à aucun remboursement de quelle que somme que ce soit à l'exposant sanctionné.
5.3.4. Le fonctionnement des appareils, l'installation ou la distribution d'objets susceptibles d'apporter une gêne ou un danger pour les autres exposants ou pour les visiteurs sont interdits.
5.3.5. Toutes les machines en démonstration doivent être pourvues d'un dispositif de sécurité notamment pour celles dont les organes mobiles ne peuvent être laissés sans surveillance d'un préposé de l'exposant même si la barrière prévue par les règlements de sécurité a été établie.
5.4. Enseignes, affiches
Il est interdit de placer des panneaux réclames ou des enseignes à l'extérieur des stands. Les enseignes extérieures sont posées par l'organisateur selon un modèle commun pour tous les exposants.
5.5. Travaux spéciaux
5.5.1. es responsables des stands dont les installations nécessiteraient des travaux spéciaux (suppression de cloisons, calage de planchers, etc....) devront le déclarer en observation sur leur demande de participation en indiquant, autant que possible, leur importance. Aucun piquetage au sol n’est autorisé, prévoir dans ce cas un planché technique.
5.5.2. Concernant les exposants ayant choisi d’exposer sur des surfaces nues : l’exposant est tenu de fournir à l’organisateur les fiches F1 et F2 du dossier technique exposant, obligatoirement au moins 2 mois avant l'ouverture du Salon soit au plus tard le 12/09/2018, en y joignant toutes explications, justifications, schémas et plans utiles à la bonne compréhension du problème posé.
5.6. Décoration et aménagement
5.6.1. La décoration particulière de son stand est effectuée par l'exposant et sous sa responsabilité en tenant compte du présent règlement.
5.6.2. Chaque exposant devra avoir terminé son installation et la mise en place des technologies exposées et de l'ensemble de son matériel avant la visite de la commission de sécurité, dont l’horaire de passage sera précisé dans le dossier technique de l’exposant.
5.7. Tenue des stands
5.7.1. Le stand devra être occupé en permanence pendant les heures d'ouverture par une personne compétente.
5.7.2. Chaque exposant ne pourra dégarnir son stand et ne pourra retirer aucun des articles présentés avant la fin de la manifestation, même en cas de prolongation de celle-ci.
5.7.3. Nul ne peut être autorisé à se tenir hors des stands pour faire de la réclame pour un produit ou une technologie exposé ou non. Pas de tracte distribué dans les allées.
5.7.4. Sont interdites toutes enquêtes de sondage à l'intérieur du Salon sauf si cette enquête est pratiquée par l'exposant dans le cadre de son seul stand et auprès de ses seuls visiteurs.
5.7.5. Les stands doivent être tenus dans un état de propreté impeccable. Le nettoyage de chaque stand doit être achevé avant la matinée d'ouverture du Salon et doit être assuré chaque jour avant l'ouverture des portes par les soins de l'exposant.
5.8. Colis et marchandises
Tous les colis devront être soigneusement étiquetés , Nom de la société, numéro de stand, responsable du stand et numéro de portable. Les arrivages seront laissés sur les emplacements prévus définis dans le guide exposant aux risques et périls des destinataires, sans contrôle de l'organisateur.
Les exposants sont tenus de surveiller, par eux-mêmes, leur stand jusqu'à l'enlèvement complet de leurs marchandises y compris au démontage. Zone d stockage prévu (cf guide technique).
5.9. Heures d'ouverture
Les heures d'ouverture du Salon sont fixées par l'organisateur et précisées dans le dossier technique.
ARTICLE 6.FORMALITES OFFICIELLES
6.1. Catalogue
L'organisateur dispose du droit de rédaction, de publication et diffusion payante ou non du catalogue de la manifestation. Il pourra concéder tout ou partie de ce droit ainsi que la publicité incluse dans ce catalogue.
6.2. Société des Auteurs
En l'absence d'un accord entre la SOCIETE DES AUTEURS ET COMPOSITEURS DE MUSIQUE (SACEM) et l'organisateur, les exposants devront traiter directement avec la SACEM, si lors de la présentation de leurs produits et technologies, ils font usage de données musicales. L'organisateur décline, à cet égard, toute responsabilité vis-à-vis de la SACEM. Il est cependant rappelé que toute sonorisation des stands est interdite .
6.3. Assurances
L’organisateur est co uvert pour le risque Responsabilité Civile Organisateur par un contrat souscrit à l’année, et est couvert pour les risques concernant le matériel et mobilier inclus dans les formules de participation et les options souscrites.
L'organisateur a souscrit pour le compte de chaque exposant une assurance Responsabilité Civile Exposant dont la garantie cessera de jouer à l'heure de la fermeture définitive du Salon.
Celle-ci n’inclut pas les vols.
Les exposants doivent souscrire par eux mêmes une assurance contre le vol et les dommages couvrant les biens apportés par eux et exposés sur leurs stands, ainsi que dans la zone de stockage intérieur et/ou extérieur lors du montage et du démontage.
ARTICLE 7. APPLICATION DU REGLEMENT
7.1. Toute infraction aux dispositions du présent règlement et à tout règlement complémentaire ainsi qu'à toutes dispositions réglementant la sécurité de la manifestation pourra entraîner, au seul gré de l'organisateur, l'exclusion immédiate, temporaire ou définitive de l'exposant, sans aucune indemnité ni remboursement des sommes versées et sans préjudice des poursuites que l'organisateur pourrait exercer contre lui.
7.2. Cette exclusion peut intervenir, même sans mise en demeure préalable.
7.3. Sans que cette liste soit limitative, peuvent être cause de l'exclusion le défaut d'assurance, la non conformité de l'agencement du stand, le non respect des règles de sécurité, etc...
7.4. Une indemnité pourra être éventuellement due par l'exposant à titre de réparation des dommages moraux ou matériels, résultant de ces infractions, en raison du préjudice subi par le Salon.
7.5. L'organisateur dispose à cet égard d'un droit de rétention sur les produits et matériels exposés ainsi que sur les éléments mobiliers ou décoratifs appartenant à l'exposant.
7.6. En cas de contestation avec tout exposant ayant un caractère d'entreprise commerciale ou industrielle ou ne dépendant pas des règles d'attribution de compétence édictées par le Code de Procédure Civile, les Tribunaux du Siège de l'organisateur sont seuls compétents.
Le texte en langue française de tous les documents du Salon fait seul foi à l'égard de tous les exposants quels qu'ils soient, la version anglaise, ou en toute autre langue, n'étant donnée qu'à titre indicatif.
ARTICLE 8. ANNULATION POUR CAUSES EXCEPTIONNELLES ET IMPREVISIBLES
En cas de force majeure, indépendante de la volonté de l'organisateur et qui imposerait à celui-ci l'annulation complète ou partielle de la manifestation SETT 2018 (menaces d'attentats, inondations, manifestations, destruction complète ou partielle du Parc des Expositions ...), les inscriptions acceptées restent définitives et irrévocables, elles ne donneront lieu à aucun remboursement, ni remises sur leur montant, et restent donc acquises intégralement à l'organisateur. En revanche celui-ci s'engage à reporter SETT 2018 à des dates ultérieures et dans les mêmes conditions prévues au Règlement Général du Salon.
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